BOUTS nv hecht belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens. Daarom leven wij bij de verwerking van uw persoonsgegevens steeds de toepasselijke wetgeving na, meer bepaald de Wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens en bijhorende uitvoeringsbesluiten, vanaf 25 mei 2018 vervangen door de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (“Algemene Verordening Gegevensbescherming)) (hierna genoemd “ de privacywetgeving”).
In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we verzamelen en hoe we deze verwerken. Door ons uw persoonsgegevens mee te delen (via onze website, of op een andere manier), gaat u akkoord met de bepalingen van onderstaande privacyverklaring. Wanneer u ons persoonsgegevens van iemand anders meedeelt, dient u voorafgaandelijk de inhoud van ons privacyverklaring met deze persoon besproken te hebben en hiervoor van de betreffende personen het akkoord te hebben gekregen.
Wij nodigen u uit om deze privacyverklaring goed door te nemen, samen met onze algemene voorwaarden en/of eventuele andere voorwaarden die van toepassing kunnen zijn op onze producten en diensten.
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld in het kader van aanpassingen aan onze producten of diensten of aan de geldende wetgeving. Daarom is het raadzaam deze privacyverklaring op geregelde tijdstippen na te lezen.
Laatste update: juli 2021
Verantwoordelijke voor de verwerking: BOUTS nv Scheepvaartkaai 15, 3500 Hasselt KBO nr. 0406.781.475
Deze privacyverklaring betreft de verwerking van persoonsgegevens van bezoekers van onze website, onze klanten en prospecten die interesse vertonen voor onze producten en diensten, evenals persoonsgegevens van voormalige klanten wiens gegevens nog in onze database zijn opgeslagen. Deze privacyverklaring betreft eveneens de verwerking van persoonsgegevens van onze leveranciers en zakelijke contacten.
Afhankelijk van de specifieke producten of diensten die u van ons afneemt of de zakelijke relatie die wij met u als leverancier of ander zakelijk contact voeren, kunnen de volgende categorieën gegevens in ons bestand worden opgeslagen:
Algemene informatie: informatie waarmee we u kunnen identificeren of contact met u opnemen Particulieren: naam, voornaam, geslacht, adres, telefoon (vast en/ of GSM), e-mail, fax, geboortedatum etc. Bedrijven: bedrijfsnaam, rechtsvorm, adres, telefoonnummer bedrijf, BTW nr, ondernemingsnummer, naam contactpersoon, functie of jobtitel, telefoonnummer contactpersoon (vast en/ of GSM), e-mail, etc.
Contract-informatie: Informatie die verband houdt met de uitvoering van de specifieke overeenkomst of transactie door BOUTS nv (aan huis levering brandstof, bestelling via website, tankkaart, mazoutsparen...) of met de specifieke producten en diensten die u als leverancier aan BOUTS nv levert. Deze kan onder meer betreffen: Klant- of dossiernummer, bestellings-/transactiehistoriek, website account login, leveringsadres, tankkaartnummer, tankkaartgebruiker, tankkaartgebruiksspecifiacties (bv. limiet, toegestane producten), tankfiche, informatie kredietscore (enkel voor BTW-plichtingen), betalingsinformatie (bv. IBAN/BIC bankrekeningnummer, domiciliatienummer),OASE identificatienummer, maandelijks gespaard bedrag, nummerplaat, naam chauffeur, inschrijvingsbewijs en identificatieverslag voertuig en alle andere informatie noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst. Tevens kunnen wij uw antwoorden of feedback opslaan omtrent door u gekochte producten die wij van u ontvangen in het kader van tevredenheids- of marktonderzoeken, of eventuele klachten betreffende producten of diensten die u aan ons heeft gericht. Voor zover mogelijk registreren wij ook de datum waarop deze gegevens aan ons werden meegedeeld of waarop bepaalde aanpassingen aan die gegevens werden aangebracht.
Op geautomatiseerde wijze verzamelde informatie Wanneer u onze website/webshop bezoekt, kunnen wij, bovenop de persoonsgegevens die u vrijwillig met ons deelt, aan de hand van door ons geplaatste cookies en soortgelijke technologieën, bepaalde informatie automatisch verzamelen en verwerken. Deze betreft: IP –adres, tijd van uw bezoek aan de website, het webadres vanwaar u heeft doorgeklikt, bekeken pagina’s, doorgeklikte links... Voor bepaalde toepassingen kunnen locatiegegevens kunnen worden gebruikt, indien deze door u werd ingeschakeld. Voor meer informatie hierover verwijzen we naar onze cookieverklaring (infra). Link naar https://bouts.com/nl/cookies. Indien u actief bent op onze social network pagina’s of deze “liket” kunnen wij deze informatie ook in ons bestand opnemen.
Informatie ontvangen van derde partijen die op u betrekking heeft BOUTS nv kan gebruik maken van informatie verworven via externe partners of gespecialiseerde dataleveranciers om u te contacteren voor prospectie. Wanneer u door ons werd gecontacteerd in het kader van een commerciële actie en zelf uw persoonsgegevens niet aan ons heeft overgemaakt, kan u steeds contact met ons nemen om te weten via welke bron wij uw persoonsgegevens hebben ontvangen. Daarnaast kunnen wij eveneens gegevens verwerven van externe partners of gespecialiseerde dataleveranciers om uw persoonsgegevens te aan te vullen, te verbeteren of update te houden of voor het opstellen van een marketing profiel. Deze informatie kan eveneens informatie uit publiek toegankelijke bronnen betreffen. Bovendien ontvangen wij de relevante transactiegegevens betreffende het gebruik van uw Bouts tankkaart (kaartnummer, aankoopdatum, product en aantal liter en specifieke technische gegevens zoals pompnummer, pomplocatie, terminal etc...) indien u deze heeft gebruikt bij een partnerstation uit ons netwerk.
Geautomatiseerde besluitvorming en profilering In het kader van de overeenkomst tot toekennen van een (of meerdere) tankkaart(en) behouden wij ons het recht voor informatie in verband met de kredietwaardigheid van de aanvrager in te winnen bij bedrijven gespecialiseerd in het verstrekken van handelsinformatie. Deze profiel informatie (credit score) is opgemaakt door deze externe, gespecialiseerde bedrijven en is onder meer gebaseerd op gepubliceerde financiële informatie, bedrijfsinformatie en betalingservaring. De aldus ingewonnen informatie kan, gecombineerd met de eigen betalingshistoriek in het geval van reeds bestaande klanten, mee in rekening genomen worden voor de beslissing tot al dan niet toekennen of stopzetten van de tankkaart(en) en/of voor de bepaling of de aanpassing van de bijhorende kredietlimieten. De uiteindelijke beslissing is niet genomen door middel van geautomatiseerde besluitvorming, maar wordt door Bouts zelf genomen.
Met uw toestemming (rechtsgrond: art. 6a. van de privacy wetgeving)
Voor de uitvoering van de overeenkomst (rechtsgrond: art. 6b. van de privacy wetgeving)
Voor de behartiging van ons gerechtvaardigd belang (rechtsgrond: art. 6f. van de privacy wetgeving). In dergelijk geval streven wij steeds naar een evenwicht tussen dat belang en het respecteren van de privacy van de betrokkene.
Om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen waaraan wij onderworpen zijn (rechtsgrond: artikel 6c. van de privacy wetgeving): In bepaalde gevallen zijn we wettelijk verplicht uw persoonsgegevens te verwerken en/of te mee te delen aan de overheid of aan bij wet bepaalde instanties.
Uw persoonsgegevens kunnen aan derden worden doorgegeven in de volgende gevallen:
Overdracht van persoonsgegevens buiten de Europese Unie Door uw persoonsgegevens aan ons mee te delen, gaat u ermee akkoord dat ze kunnen worden overgedragen naar landen buiten de Europese Economische Ruimte. Zo kunnen wij bijvoorbeeld aanbieders van cloud services gebruiken die zich in landen buiten de Europese Economische Ruimte bevinden om uw persoonsgegevens te hosten en te verwerken. In geval van een dergelijke overdracht zullen wij erop toezien dat de verwerking van uw persoonsgegevens steeds afdoende beschermd wordt overeenkomstig de verplichtingen van de privacywetgeving en van deze privacyverklaring.
Uw persoonsgegevens worden bewaard gedurende de termijn die nodig is om het doel te realiseren waarvoor we ze verwerken. De bewaartermijn kan dus per doel verschillen. Persoonsgegevens van klanten worden voor bewaard gedurende een periode van tien jaar na de laatste aankoop. Persoonsgegevens van prospecten worden gedurende een periode van vijf jaar bewaard na het laatste contact. Ingeval van inschrijving op de nieuwsbrief blijven uw gegevens bewaard zolang u zich niet uitschrijft. Persoonsgegevens van zakelijke contacten en leveranciers worden in ons bestand bewaard zolang u de betreffende leverancier vertegenwoordigt en het bewaren ervan nodig is voor het beheer van de leveranciersrelatie. Locatiegegevens worden enkel gebruikt voor het aanbieden van de betreffende dienst en worden niet bewaard. Bewaringstermijn voor het voldoen aan wettelijke verplichtingen en bewijsdoeleinden. Voor andere doeleinden kan het zijn dat persoonsgegevens langer bewaard moeten worden, bijvoorbeeld om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen en (bv. boekhoudkundige en fiscale verplichtingen) of om bepaalde gegevens als juridisch bewijs te kunnen voorleggen bij geschillen. Tijdens deze periode van passief beheer zijn de gegevens slechts beperkt toegankelijk.
Bouts nv doet er alles aan om uw persoonsgegevens zo goed mogelijk te beveiligen en uw privacy zoveel mogelijk te beschermen. We nemen alle maatregelen die daarvoor technisch en organisatorisch nodig zijn. Zo zijn ons netwerk, onze infrastructuur en onze informaticasystemen strikt beveiligd. Enkel onze medewerkers die noodzakelijk over die toegang moeten beschikken om hun opdracht te kunnen uitvoeren, krijgen toegang tot uw persoonsgegevens.
Uw recht op toegang en verbetering U hebt recht op toegang tot uw gegevens opgenomen in ons bestand. U hebt eveneens het recht ons te verzoeken onjuiste gegevens over u te corrigeren of onvolledige informatie aan te vullen.
Uw recht om uw toestemming in te trekken Indien u BOUTS nv toestemming heeft verstrekt voor de verwerking, kan u die op elk moment opnieuw intrekken.
Uw recht op verzet U kan zich steeds verzetten, zonder opgave van reden, tegen het gebruik van uw persoonsgegevens voor direct marketing doeleinden (d.w.z. om u promotionele aanbiedingen te sturen), evenals tegen het gebruik ervan voor het opstellen van marketingprofielen (d.w.z. om u de promotionele aanbiedingen te sturen die wij het meest interessant voor u achten, gebaseerd op uw marketingprofiel). U hebt ook het recht zich te verzetten tegen de verwerking van uw persoonsgegevens op basis van uw specifieke omstandigheden in alle gevallen waar wij uw persoonsgegevens verwerken op grond van ons gerechtvaardigd belang (zie hoger).
Uw recht om vergeten te worden U hebt het recht te verzoeken dat uw gegevens volledig worden verwijderd uit onze database in de gevallen bedoeld in de wet.
Uw recht op beperking van de verwerking In geval van geschil met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u vragen om de verwerking ervan te beperken. In dit geval gebruiken we uw persoonsgegevens niet meer totdat het geschil opgelost is.
Uw recht op overdraagbaarheid van de gegevens Tot slot beschikt u over het recht op overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens die u zelf aan ons heeft meegedeeld.
Uitoefening van uw rechten U dient uw rechten schriftelijk uit te oefenen. Om uw rechten uit te oefenen, verzoeken wij u om ons een bewijs van uw identiteit voor te leggen (dit teneinde elke ongeoorloofde bekendmaking of verwerking van uw persoonsgegevens te voorkomen). Hiervoor vragen wij u bij voorkeur een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart toe te voegen aan uw aanvraag. U kan uw aanvraag richten naar volgend adres:
Per brief: BOUTS nv, Scheepvaartskaai 15, 3500 Hasselt (t.a.v. de Verantwoordelijke ‘Privacy’)
Per e-mail: privacy [at] bouts.com.
Overeenkomstig de bepalingen van de privacywetgeving, verwerkt BOUTS nv uw aanvraag binnen een termijn van 30 dagen te rekenen vanaf het moment dat we in het bezit zijn van alle elementen die nodig zijn voor de behandeling ervan. Voor meer informatie over onze privacyverklaring of indien u klachten heeft over de bescherming van uw persoonsgegevens, kan u rechtstreeks contact opnemen met onze Verantwoordelijke Privacy via bovenstaand adres of e-mailadres. U kan zich bovendien steeds richten tot de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel of per e-mail gericht aan commission [at] privacycommission.be.
Zie https://bouts.com/nl/cookies
Hier informeren wij je over de verwerking van jouw persoonsgegevens op onze social media bedrijfspagina’s. BOUTS nv maakt gebruik van social media om jou op de hoogte houden van onze activiteiten en met onze klanten te communiceren. Je kan ons volgen op de onderstaande social media platformen:
Wanneer jij onze bedrijfspagina’s bezoekt en daar een reactie op plaatst, worden er gegevens van jou verwerkt. BOUTS nv en het social media platform zijn er ieder afzonderlijk of gezamenlijk verantwoordelijk voor dat dit in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving gebeurt. Het social media platform beheert de IT-infrastructuur van het platform, heeft zijn eigen gegevensbeschermingsbeleid en onderhoudt met jou een eigen gebruiksrelatie (voor zover je een geregistreerde gebruiker bent van het social media platform). Op de gegevens die social media platformen van jou verzamelen, heeft BOUTS nv geen invloed. Het social media platform is verantwoordelijk voor de verwerking van die gegevens.
Doel van onze gegevensverwerking op/via sociale media Op onze bedrijfspagina delen wij bepaalde informatie met onze klanten. Wanneer jij een reactie, video, foto, like plaatst, zijn jouw gegevens openbaar. De verwerking van deze (persoons)gegevens vindt plaats met als doel informatie te verstrekken over onze activiteiten.
Wettelijke grondslag De wettelijke grondslag voor de verwerking van je gegevens is ons gerechtvaardigd belang om via het social media platform te communiceren met onze klanten en reclame te maken voor ons bedrijf.
Ontvangers / categorieën van ontvangers: Als je ons een vraag voorlegt op onze bedrijfspagina, kunnen wij je in bepaalde gevallen doorverwijzen naar een ander communicatiekanaal zoals Facebook Messenger of e-mail. Je kan ons te allen tijde vertrouwelijke vragen voorleggen door een bericht te sturen naar het in deze privacyverklaring vermelde adres. Gegevens die ons vertrouwelijk (bijv. per privébericht, brief of e-mail) worden voorgelegd, worden niet doorgegeven aan organisaties buiten BOUTS nv. Hiervan zijn uitgezonderd bedrijven die in onze opdracht en volgens onze instructies gegevens verwerken, zoals o.a. social media bureaus. We hebben hiermee goede afspraken over de verwerking van persoonsgegevens.
Opslagtermijn / criteria voor het vaststellen van de opslagtermijnOpenbare berichten blijven op de tijdlijn staan, zolang deze niet door jou (of door ons ingeval van ongepastheid) worden verwijderd